一、什么是人事档案？档案有什么用？

学生的人事档案是指学校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

国企、事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等均需要人事档案。

学生的人事档案由上海交通大学人力资源处档案室负责存放、保管。地点：上海交通大学闵行校区文博楼422室。咨询电话：021-34204267。

二、档案是如何登记寄送的，我可以像查询快递物流一样查询到它送到哪里了吗？

1. 档案寄送信息提交

请通过链接（https://ssc.sjtu.edu.cn/f/2c41e088）提交档案寄送信息，寄送前会通过交大邮箱发送确认邮件。

2. 档案寄送频率

学期中一般每月1—2次；7月，毕业生转寄档案较多，会安排集中寄送1—2次；寒暑假及法定节假日不办理寄送。

3. 档案寄送查询

（1）学生档案寄出后，毕业生预留在问卷的手机号码会收到档案已寄出的信息及注意事项。

（2）登录人力资源处主页（人力资源处网址https://rsc2.sjtu.edu.cn/DAStateQuery/ChooseClassify.aspx#tabs-6→档案查询→在校/离校学生档案查询），或交我办（搜索“人事档案状态查询”）查询档案状态和EMS快递单号。

三、档案如何寄送，需要多长时间到达接收单位呢？

学校采用中国邮政“EMS学生档案专递”来递送学生档案，涉密单位除外：（1）“EMS学生档案专递”一般在寄出后5个工作日左右到达接收单位；（2）机要文件通过机要局寄送，根据接收地址一般3个月内到达接收单位。

温馨提示：（1）若超过上述时间接收单位还未收到档案，可电话咨询学校档案室（雷老师，021-34204267）；（2）档案转出后，毕业生务必及时到本人就业单位或档案接收保管机构查询、确认本人档案是否已经送达：“EMS学生档案专递”档案转递三年后，邮政公司将不再受理单号查询；机要局只能查询自寄出后一年以内的档案，超过一年的无法查询。

四、已经落实工作单位，我的档案应该寄送到哪里呢？

请同学自行与接收单位确认是否有接收档案资格及档案寄送方式，具体可以参考下表：

五、继续深造，档案应该寄送到哪里呢？

深造学校不同情况也不同，具体可以参考下表：

温馨提示：出国升学同学可转户籍地人才服务机构或就业促进中心（请咨询咨询当地人社部门），建议出国前提前办理档案寄送，避免回国后由于档案寄送影响就业政审/调档。

六、毕业生档案中材料有哪些呢？

必须：毕业生登记表（学生提供）、学位授予通知书（教务提供）、成绩单（教务提供）。

其他：党员档案、个人荣誉材料等。

温馨提示：落户上海的同学档案转到就促中心的，若无调档函，请提交公共户的户籍证明复印件至廖凯原法学楼101办公室，需归入档案一并转出。原上海户籍的不需要。

七、关于党员档案

正式党员档案在人事档案中，随人事档案寄送。毕业前三个月内转正的党员，在档案寄送前，请同学本人同所在支部党支书或学生党建负责老师沟通，待党员档案归入人事档案后，再行寄送人事档案。

预备党员档案投递与人事档案分离，投递应与党员组织关系转入党组织一致。

关于具体的毕业生党员档案寄送事宜，请务必联系学生党建负责老师（权老师，021-62934388）。

八、档案保管单位出具了调档函，应该如何提交？

调档函请交至学生工作办公室（廖凯原法学楼101）唐老师处。

邮寄请寄至：上海市徐汇区华山路1954号上海交通大学凯原法学院学院101学生工作办公室，唐老师收，021-62934387。

九、提醒事项

（一）请同学跟踪单号，确认档案保管单位

不办理存档转寄手续，不关注档案是否寄达档案保管单位，等需要用到档案时再查找，如果发现档案遗失，有可能难以找回。

（二）不得填写自己或亲友作为档案接收人

人事档案转递是一项手续严格的工作，档案转递时如果自己或亲友私自接收档案，这部分档案将无法回到正常的档案管理系统，将成为“废档”，并对学生后续职业发展有重要影响。

（三）避免提供无档案保管权限的单位为档案接收地

这些单位没有人事管理的资质，极易造成档案遗失，同时他们也没有开具人事档案转递的权限，无法将档案再向外转递，档案将成为“死档”，同样对学生后续职业发展有重要影响。

（四）档案遗留

按照教育部及公安部相关规定，户口、档案2年内保留在学校期间，只能办理与就业相关的手续（如就业政审），学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，成为“遗留档案”。2年后将无法出具档案保管证明及政审手续办理。

（五）因办理律师挂证等原因需开具《档案保管证明》

《档案保管证明》模版可见附件，填写完成后可上传至https://ssc.sjtu.edu.cn/f/a6ce17c4。证明制作完成后将通过邮件发送领取通知，请注意查收。

十、档案管理联系方式

1. 上海交通大学学生档案管理部门（档案室）

联系人：雷老师

地址：闵行校区 文博楼422

联系电话：021-34204267

联系邮箱：leil@sjtu.edu.cn

2. 凯原法学院学生工作办公室（就业和档案事务）

联系人：唐老师

地址：徐汇校区 廖凯原法学楼101

联系电话：021-62934387

联系邮箱：kgcareer@sjtu.edu.cn

档案转递的其他未尽事宜，可以直接与档案室学生档案管理人员联系。

附件：《档案保管证明》模版