关于印发《关于2012届秋季毕业研究生、本科生办理离校手续的工作安排》的通知

[ 作者]: [ 发布时间]: 2012-06-07 [ 来源]: 学生工作办公室

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各院(系)、部、处及直属单位:

2012届秋季毕业研究生、本科生办理离校手续时间定于6月13日至21日,毕业典礼初定于6月22日下午,6月23日学生办理行李托运。为保证我校2012届秋季毕业研究生、本科生顺利离校,经各部门研究决定,同意印发《关于2012届秋季毕业研究生、本科生办理离校手续的工作安排》,望遵照执行。

秋季毕业研究生、本科生离校工作遵循“安全、有序、和谐、高效”的原则,由学生处牵头,组织部、研究生院、财务处、保卫处、后勤保障处、信息安全管理办公室、图书馆、网络信息中心、后勤集团和各院(系)共同负责。请各单位认真做好准备工作,安排好专门工作人员值班,协同配合,确保离校工作的顺利进行。

特此通知。

附件:1.关于2012届秋季毕业研究生、本科生办理离校手续的工作安排

        2.学校有关部门办理离校手续的办公地点

                           

上海交通大学

                   二○一二年五月三十日

附件1:

关于2012届秋季毕业研究生、本科生办理离校手续的工作安排

为了保证我校2012届秋季毕业研究生、本科生离校工作井然有序,做到文明离校,现将有关事项通知如下:

第一部分 本科生离校工作

一、时间安排

6月13日至21日   在办公时间内办理离校手续

6月22日          组织毕业典礼(详细计划另行通知)

6月20日至23日  办理行李托运(徐汇校区为6月23日)

6月23日          全体毕业生离校完毕

二、办理离校手续注意事项

(一)毕业生在离校前应将所借学校图书、资料、仪器、体育用品等公物归还借出单位,交清各种费用。如有遗失、损坏者应按规定赔偿。

(二)实行网上办理离校手续,毕业生应先在网上(http://lixiao.sjtu.edu.cn)通过统一认证登录查询离校手续办理须知,然后根据查询提示信息到相关职能部门办理离校手续。

(三)在离校手续办理期间,有关职能部门(组织部、团委、财务处、保卫处、宿舍管理部门、学生处、图书馆、后保处)和院(系)办公室务必安排充足工作人员在相应校区值班,并事先做好准备工作,各职能部门须在6月11日前按网络信息中心要求提供学生离校审核信息,各部门办理离校手续的地点见附件2。 

毕业生到各职能部门办理离校手续时,各部门应对该生离校项目进行审核。审核完毕后,在网上离校系统进行登记。

(四)证书和《报到证》发放

院(系)负责对学院内离校项目审核,所有毕业生的毕业证书和学位证书及结业生的结业证书,由学院教务员从教务处统一领取。院(系)办公室在发放证书时,应先在网上查询该生可以发放证书后,方可注销学生证,发给毕业证书、学位证书,并在网上进行证书发放登记。教务处要加强对院(系)发放证书的指导。凡网上显示不能发放证书的毕业生不得发放毕业证书、学位证书,违者追究职能部门和有关院()的责任。定向、委培本科毕业生,其毕业证书及学位证书应由各学院用挂号四联单或机要寄往用人单位人事部门,或由用人单位人事部门派人直接领取,不得让本科毕业生自行带走,由院系负责网上证书发放登记。请各院(系)务必高度重视,避免出现差错。

《报到证》须在所有离校手续办理完后,院(系)才可发放,也应在网上进行登记。毕业生于6月19日后到所在院(系)领取《报到证》,如未在院(系)领到《报到证》,应到校就业中心办理打印报到证事宜。

(五)办理户籍迁移手续

1、毕业生于6月11日起即可办理户籍迁移手续,办理前应明确自己的落户地址。届时,持本人身份证、校园卡先到户籍所在校区的保卫处户政科开具《准予集体户口迁移证明》,再到校外属地派出所(地址见附件2)办理户籍迁移手续,最后凭《户口迁移证》回保卫处进行户口迁出网上登记。

户口未迁入学校(含上海生源)的毕业生携带本人身份证、校园卡到保卫处户政科办理相关手续。

2、凡录取研究生,仍在本校区就读的的毕业生需凭《录取通知书》复印件(标注原班级、学号)到保卫处户政科办理登记手续。跨校区和外校就读的毕业生需携带《录取通知书》、本人身份证、校园卡到保卫处户政科办理户籍迁移手续。

3、毕业生在离校前应办理完户籍迁移手续,因出国在沪办理签证而无法办理户口迁移手续的毕业生,持所在院系审核同意的《上海交通大学学生户籍申请保留登记表》到校就业中心(闵行校区铁生馆102室)办理相关手续,签订《保留户籍承诺书》,然后凭《上海交通大学学生户籍申请保留登记表》到所在校区的校保卫处户政科办理网上户籍保留登记。保留户籍的毕业生须在户籍保留期结束后一周内将本人户口迁出,否则承担由此引发的责任。参加“三支一扶”、西部计划项目的毕业生按国家相关规定由本人向校就业中心提出申请后,户籍自动保留。

《上海交通大学学生户籍申请保留登记表》由学生自行在校就业网表格下载栏下载。

4、凡在校就业中心已经办理进沪就业户籍申请的非上海生源毕业生,其户籍自动保留。一旦进沪就业户籍申请审批结果公布后,应及时办理户籍迁移手续。凡获得申请批复的毕业生,应凭《关于同意接收非上海生源高校毕业生的通知》办理户籍迁移手续。

(六)党、团组织关系转移

1、院(系)分党委、党总支在5月25日前将毕业生党员组织关系转出汇总表交至校党委组织部,表格下载:http://zzb.sjtu.edu.cn。

2、党员(包括预备党员)由本人到所在院(系)办理党员组织关系转出手续,院系负责在网上离校系统确认登记。

3、二十八周岁以下毕业生团员请将团员证交至所在团支部团支书,由各院(系)团委组织部长向各班团支书收齐后到团委(逸夫楼一楼圆厅)统一办理团籍转移手续。凡遗失团员证的毕业生请携带一寸近照一张及五元手续费,至团委(逸夫楼一楼圆厅)补办团员证后,方可办理团籍转移手续。二十八周岁以下的毕业生党员的团组织关系随党员组织关系自然转移,不必再办理团籍转移手续。

4、非党员、非团员的毕业生由学校负责统一在网上进行确认登记,不需办理相关手续。

(七)图书馆离校手续办理

为使毕业生顺利办好离校手续,请同学们协助图书馆做好以下工作:

1、6月11日起毕业班停止借书。

2、6月11日之前还清在图书馆借阅的所有图书和光盘,还应结清遗留费用。

(八)财务处离校手续办理

1、经办过暂借款项且未冲账的毕业生,在6月8日前及时到财务处冲账。

2、中行卡应在离校一年后再去银行办理注销,以免各种奖励无法进卡。物价补助发放至离校为此,由财务处统一发放进卡。

3、尚未缴清学费、住宿费、培养费的毕业生,请尽快至财务处缴费,否则无法办理离校手续。

4、外地就业毕业生凭就业报到证在办理离校手续当天到财务处领取派遣路费。

(九)学生处离校手续办理

在校期间向银行贷款(包括向中国银行、中国建设银行等银行申请的国家助学贷款)的毕业生,应在5月4日前到学生处学生事务中心办理还款确认手续。

根据《高等学校毕业生学费和国家助学贷款代偿资助暂行办法》(财教[2012]15号)和《应征入伍服兵役高等学校毕业生学费补偿国家助学贷款代偿暂行办法》(财教[2012]35号)的有关精神,我校毕业生到中西部地区和艰苦边远地区基层单位(指县级以下机关、企事业单位和艰苦地区的艰苦行业)就业,服务期在3年以上(含3年)的或毕业后应征入伍服兵役的(在校期间已享受免除全部学费政策的学生,定向生、委培生,国防生、部队招收的大学毕业生干部,以及从高等学校毕业生中直接招收的士官等其他形式到部队参军的毕业生不包括在内),其学费由国家实行代偿。在校学习期间获得国家助学贷款的,代偿的学费优先用于偿还国家助学贷款本金及其全部偿还之前产生的利息。每个高校毕业生每学年代偿学费和国家助学贷款的金额最高不超过6000元。相关申请程序到学生处学生事务中心咨询。

(十)宿舍管理部门离校手续办理

毕业生在办理完离校手续后,必须将原寝室钥匙交还到所在宿舍楼管理室。毕业生归还钥匙截止时间为6月23日晚22:00,此时全体毕业生已离校完毕,不再享受在校生的待遇(正在生病的除外)。

(十一)水电管理中心离校手续办理

1、毕业生于6月8日前登陆校园网mypower.sjtu.edu.cn查询自己宿舍的电费余额,确保离校前有足够的余额正常用电。如欠费或少于离校日前使用的电费,请尽快充值或到水电管理中心缴清费用。水电管理中心办理地点:徐汇校区在第三宿舍东侧二楼,闵行校区在原行政楼南楼三楼323室。

2、学校于6月25日后一个月内按宿管部门提供的名单,将水电帐户内余款以宿舍为单位平均退还给毕业生在财务处登记的银行卡。

3、如银行卡未在财务处登记的毕业生请在6月25日前直接到闵行校区原行政楼南楼三楼323室办理退款手续,过后不再办理退款手续

(十二)《报到证》打印

校就业中心于6月12日向市教委上报就业计划,请各院(系)组织好已就业的毕业生做好在校就业网上核对就业信息工作,这部分学生的《报到证》由校就业中心统一打印。凡没有在院(系)领到《报到证》的毕业生凭校就业中心开具《打印报到证申请表》在上海市学生事务中心(地址:徐汇区冠生园路401号)规定受理日起由本人到上海市学生事务中心打印《报到证》。《报到证》白色一联须交所在院系学生工作办公室,放入个人档案。

(十三)上海市《居住证》申请

凡提出上海市《居住证》申请的毕业生携带经院(系)审核盖章的《上海交通大学毕业生户口、档案迁回家庭所在地申请表》、单位已盖章的《非上海生源应届普通高校毕业生进沪就业登记表》在6月12日前在校就业中心办理相关手续,这部分学生的《高等学校毕业生进沪就业通知单》《报到证》由校就业中心统一打印。之后,按上海市有关《居住证》申请要求在上海市学生事务中心(地址:徐汇区冠生园路401号)规定受理日起由毕业生本人到上海市学生事务中心打印《高等学校毕业生进沪就业通知单》《报到证》。《报到证》白色一联须交所在院系学生工作办公室,放入个人档案。

《上海交通大学毕业生户口、档案迁回家庭所在地申请表》、《非上海生源应届普通高校毕业生进沪就业登记表》可在校就业信息网表格下载栏下载。

(十四)各院(系)于6月12日前组织未落实就业去向的毕业生在校就业网上登记未就业毕业生信息,并由各院(系)负责网上鉴证备案。在离校前未落实就业去向和提出出国申请的毕业生凭《上海交通大学毕业生户口、档案迁回家庭所在地申请表》到校就业中心办理户籍迁移和档案转移手续。校就业中心和院(系)继续做好这部分毕业生就业指导和推荐工作。

各学院要抓紧做好毕业生人事档案(包括就业报到证下联、学生入学登记表、高等学校毕业生登记表、市(校)优秀毕业生登记表、成绩表、各类审批表及奖惩等材料)的归档工作,并于2012年7月6日之前寄发完毕。

(十五)行李托运

需要学校办理行李托运手续的毕业生,请于6月19日前与申通快递公司驻交大(闵行校区)代理站进行联系,联系地址:闵行校区学生服务中心106室,联系电话:54742386,13671642777,联系人:熊先生。办理托运地点:闵行校区南区哈乐之家门口,时间:6月20日-6月23日9:00~16:30。

徐汇校区办理行李托运当天,由专车接运行李至闵行校区托运现场,请注意发车时间和地点提前做好准备。发车地点:徐汇校区学生公寓三号楼东侧门口,时间:6月23日上午10:00。

第二部分 秋季毕业研究生办理离校手续

一、凡2012届秋季毕业研究生必须在规定的时间内完成论文答辩并办妥全部离校手续,然后根据《报到证》上规定的报到期限去用人单位报到。

二、2012届秋季毕业研究生实行网上办理离校手续,毕业生应先在网上(http://lixiao.sjtu.edu.cn)通过统一认证登录查询离校手续办理须知,然后根据查询提示信息到相关职能部门办理离校手续。

三、院(系)负责对学院内离校项目审核,所有毕业研究生的毕业证书及学位证书,由学院教务员从研究生院集体领取。院(系)办公室应先在网上查询该生可以发放证书后,方可注销学生证,发给毕业证书、学位证书,并在网上进行证书发放登记。

四、秋季毕业研究生按上述第一部分“本科生离校工作”中离校手续办理时间和注意事项到各校区职能部门办理离校手续,涉及国家秘密的研究生还应到校信息安全管理办公室办理手续。宿舍电费的余额由最后一位离校的学生按宿舍为单位到闵行校区原行政楼南楼三楼323室办理退款手续。

五、毕业论文相关要求

(一)除涉及国家秘密的学位论文外,秋季毕业研究生必须将论文(包含由本人与导师签名的原创性声明及保密协议的扫描件)上传到图书馆主页,点击“读者服务”一栏中“硕博士论文递交,按步骤递交。上传后两个工作日后,如离校平台电子归档一览有问题,请打电话确认(咨询电话:徐汇62933225  陈老师,闵行34206490*1200 朱老师);如系统登录有问题,请与徐老师联系(咨询电话:34206490*2121,邮箱:rxxu@sjtu.edu.cn

(二)除涉及国家秘密的学位论文外,秋季毕业研究生应先进行学位论文归档(包含由本人与导师签名的原创性声明及保密协议的扫描件。另外,硕士生交光盘四份、博士生交论文四本附光盘四份,地点在徐汇校区研一楼与第一食堂之间的申图复印或闵行校区东区二食堂对面蓁蓁楼117室)后,由研究生院负责网上确认。

(三)涉及国家秘密的学位论文电子版不得上传,必须到现场提交(地点:徐汇校区储备书库(西大楼),闵行校区图书馆主馆A200室),提交后由验收人员在网上确认(咨询电话:徐汇62933225,陈老师;闵行34206490*1200 朱老师)。

涉及国家秘密的学位论文以及学位申请归档材料,直接向校学位办公室归档(硕士生交光盘2份、学位申请材料1套,博士生交论文2本附光盘2张、学位申请材料1套),地点在闵行校区陈瑞球楼443室。归档后,由研究生院负责网上确认(咨询电话:34206359陆老师)。

涉及国家秘密的学位论文如需进行委托打印、复制、装订、刻录,必须在图书馆复印中心进行。地点:徐汇包兆龙图书馆一楼东侧复印中心或闵行新图书馆E106室(咨询电话:徐汇62933342 王老师,闵行34206442*5106陆老师)。

六、各学院要抓紧做好毕业研究生人事档案(包括《报到证》下联、研究生登记表、学位申请材料、市(校)优秀毕业生登记表、成绩表、毕业研究生登记表、转专业审批表及其它各类审批表、奖惩等材料)的归档工作,并于2012年7月6日之前寄发完毕。

第三部分 文明离校

一、毕业生离校前,做到人离寝室净、楼空公物全,损坏公物要照价赔偿。对有意破坏公物的,除赔偿外还应停止就业派遣,并视其情节轻重,给予必要的行政处分。

二、全校各部门要积极提高服务意识,本着“以学生为本”的服务宗旨,做好各项准备工作,圆满完成2012届毕业生的离校和派遣工作。

三、毕业派遣工作阶段,思政教师、毕业班班主任要经常和同学在一起,发现问题及时解决,不得擅自离开工作岗位,应安排人员值班,详细计划由各院(系)制定。

四、各院(系)应组织思政教师、毕业班班主任、毕业班党员和学生干部做好外地就业毕业生的送行工作。

第四部分 其他

一、建议毕业生在离校前将校园卡内金额消费完毕。学校根据离校系统信息于6月28日冻结离校毕业生的校园卡,校园卡内余额将在一个月内统一退还到毕业生在财务处登记的银行卡中,并将校园卡销户,没有银行卡的毕业生到校园卡充值点办理销户退余额手续。以下几种情况校园卡余额不能退还到银行卡中,还需自行到校园卡充值点办理销户退余额手续:(1)6月21日前未办完全部离校手续;(2)在本校继续升学或工作的;(3)银行卡未在财务处登记或已注销的;(4)其他特殊原因。校园卡冻结后,因余额无法退还银行卡而暂不销户的,按每日0.1元收取账户保管费。如有疑问,请与校园卡运行管理中心联系,查询电话:34203030。

二、对于结业学生,院(系)必须在报到证备注栏内写上“结业生”。

三、2012届秋季毕业研究生、本科生毕业会餐由各学院(系)自行组织,各学院在指定日期内自行安排时间、场地;自行决定形式;自行确定标准;自行邀请校领导、校有关部处的领导和人员。经费拨发额度为:经费=(导师数+学生数)×50元/人,导师数=毕业生总数/5(相关事项另发通知)。

四、校网络信息中心在离校期间要确保校园网畅通。

五、以上各项内容请各院(系)传达至全体毕业生。

六、医学院毕业生离校工作由医学院具体负责,毕业生离校手续单盖章事宜与学校相关职能部门联系协商后自行确定。

七、技术学院可参照本规定另行制定细则。

附件2:

学校有关部门办理离校手续的办公地点

      办公室地址

办公室名称

徐汇校区

闵行校区

图书馆

储备书库(西大楼)一楼

主馆总服务台

宿管科(徐)

社区管理中心(闵)

第三宿舍东侧一楼

商业街126室

户政科

华山路一号门旁保卫处户政科(户口受理窗口)徐家汇派出所(零陵路721号)

原行政楼南楼二楼228室,华坪派出所(新闵路560号)

组织部

行政楼B705室(先到院系学生办咨询)

团委

逸夫楼一楼圆厅学生办事大厅

学生处

铁生馆100号

校园卡充值点

徐汇二食堂充值点

第一餐饮大楼后面闵西校园卡充值点

财务处

中院101室

行政楼B楼底楼会计核算中心

水电管理中心

第三宿舍东侧二楼

原行政楼南楼三楼323室

研究生院

论文归档地点在研一楼与第一食堂之间的申图复印

涉及国家秘密的论文归档统一在陈瑞球楼443室,其余在东区二食堂对面蓁蓁楼117室

信息安全管理办公室

行政楼B201室

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